در دنیای حرفه‌ای، ارتباطات همواره از طریق نوشته‌هایی مانند ایمیل‌ها، گزارش‌ها و پیشنهادات شکل می‌گیرد. سبک نوشتاری متفاوت با نوشتار شخصی، تأثیر قابل توجهی بر پاسخ همکاران، مشتریان و مخاطبان دارد. به همین دلیل، کسب مهارت نوشتن کسب‌وکار به شما کمک می‌کند تا اطلاعات را واضح و مؤثر ارائه دهید.
چرا این مقاله را می‌نویسم؟
دوستان کارمندی دارم که در محیط کار، برای نوشتن یک ایمیل ساده، پیش‌نویس یک یادداشت یا نامه‌ای حرفه‌ای دچار مشکل می‌شوند. آن‌ها نمی‌دانند چگونه منظور خود را به درستی بیان کنند یا مخاطب را متقاعد سازند. این مسئله و درخواست‌های مکرر اطرافیان برای نوشتن و ویرایش متون، مرا بر آن داشت تا این مقاله را بنویسم. در این مقاله نشان خواهم داد چگونه با بهبود مهارت نوشتن کسب‌وکار، کنار افزایش اعتبارتان، در تعامل با مشتریان و همکاران، حرفه‌ای‌تر به نظر برسید.
نوشتن کسب‌وکار چیست؟
نوشتن کسب‌وکار (Business Writing) شکلی از نوشتن است که برای برقراری ارتباط با همکاران، مدیران، سهامداران یا مشتریان به کار می‌رود. از این مهارت نوشتن برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات و ایده‌ها، ارائه اخبار یا توضیح فرآیندهای جدید استفاده می‌شود.
متاسفانه، تصور غالب این است که مهارت نوشتن کسب‌وکار به تولید محتواهای بازاریابی، وبلاگ و کپشن اینستاگرام محدود می‌شود. اما اینطور نیست. این روزها تمام مشاغل سایت یا کانال اختصاصی دارند که محتوای آن از طریق نوشتن تامین می‌شود. این محتوا باید ویراسته و بدور از هر ایرادی باشد.
انواع اصلی نوشتن کسب‌وکار
۱٫ آموزشی (Instructional):
این نوع نوشتار، اطلاعات مورد نیاز خوانندگان برای دنبال کردن یک فرآیند جدید در کار را ارائه می‌دهد و شامل مراحل تکمیل یک کار یا حل یک مشکل است. از این مهارت نوشتن در یادداشت‌ها، دفترچه‌راهنمای کاربر و مشخصات محصول یا طراحی استفاده می‌شود.
۲٫ اطلاعاتی (Informational):
این نوع نوشتار اطلاعاتی برای تصمیم‌گیری درون‌سازمانی در اختیار مخاطب قرار می‌دهد. از مهارت نوشتن کسب‌وکار اطلاعاتی در گزارش‌ها، صورت‌های مالی و صورت‌جلسات استفاده کنید.
۳٫ متقاعدکننده (Persuasive):
حرفه‌ای‌ها از مهارت نوشتن متقاعدکننده استفاده می‌کنند تا خواننده را وادار به گرفتن یک تصمیم خاص، مانند خرید یک محصول یا خدمات، کنند. شما ممکن است از این سبک نوشتاری در پیشنهادات پروژه به مشتریان، پیشنهادات فروش یا ایمیل‌ها، تبلیغات و بیانیه‌های مطبوعاتی استفاده کنید.
۴٫ معامله‌ای (Transactional):
کارمندان از این نوع نوشتن در ارتباطات کاری روزانه خود برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات یا دریافت واکنش خاصی از همکاران یا مشتریان استفاده می‌کنند. می‌توان از مهارت نوشتن کسب‌وکار معامله‌ای در ایمیل‌های حرفه‌ای، نامه‌ها، پیام‌های مستقیم و فاکتورها استفاده کرد.
۱۰ مهارت کلیدی در نوشتن کسب‌وکار
مهارت نوشتن کسب‌وکار، ابزاری قدرتمند برای بهبود هر نوع ارتباط و سند در محیط کار شما است. در اینجا ۱۰ مهارت ضروری را معرفی می‌کنیم:
۱٫ فکر کنید، سپس بنویسید:
نوشتن با اندیشیدن آغاز می‌شود. پیش از شروع به نوشتن، هدف خود را مشخص کنید. آیا قصد دارید اطلاعاتی منتقل کنید، مخاطب را آموزش دهید، برای یک معامله متقاعدش کنید یا دعوت‌نامه‌ای ارسال کنید؟ با درک دقیق هدف، می‌توانید با استفاده از مهارت نوشتن کسب‌وکار، پیام خود را به بهترین شکل پیش‌نویس کنید.
۲٫ مختصر و مفید باشید:
نوشتن کسب‌وکار نیازمند انتقال پیام با کمترین کلمات و جایگزین کردن عبارات پیچیده با زبانی ساده و روان است. صفات و قیود غیرضروری و هرگونه جزئیات نامرتبط را حذف کنید. به عنوان مثال، به جای «ما از ملاقات با شما بسیار قدردانی می‌کنیم»، بنویسید: «از دیدار شما لذت بردیم».
۳٫ مخاطب خود را بشناسید:
درک مخاطب، به ویژه در نوشتن کسب‌وکار، کلید نگارش مؤثر است. به این فکر کنید که چرا این نوشته برای مخاطبان شما مهم است و چگونه می‌توانید پیام خود را با استفاده از واژگانی که آن‌ها درک می‌کنند، منتقل کنید. سؤالاتی مانند «چه کسی پیام را می‌خواند؟»، «هدف پیام چیست؟» و «میزان علاقه مخاطبان به موضوع چقدر است؟» را از خود بپرسید. رابطه خود با گیرندگان را در نظر بگیرید تا لحن مناسب پیام را انتخاب کنید.
۴٫ ایده‌های خود را سازماندهی کنید:
هر بخش از نوشته کسب‌وکار را با مهم‌ترین اطلاعات آغاز کنید. دلیل نوشتن را توضیح دهید و پیام خود را واضح و مستقیم بیان کنید تا خواننده فوراً هدف شما را درک کند.
۵٫ از صدای فعال استفاده کنید:
مهارت نوشتن کسب‌وکار خود را با استفاده از جملات با صدای فعال نشان دهید که خوانایی و جذابیت بیشتری دارند. در این نوع جملات، فاعل، عمل را انجام می‌دهد. به جای «پیشنهاد شما توسط تیم ما بررسی می‌شود»، بنویسید «تیم ما پیشنهاد شما را بررسی خواهد کرد».
۶٫ حقایق را بیان کنید:
نوشته‌‌‌ی کسب‌وکار خود را با آمار و داده‌های معتبر و قابل اعتماد، مستند کنید. اگر نظر شخصی خود را بیان می‌کنید، حتماً این موضوع را مشخص کنید تا خواننده دچار سردرگمی نشود.
۷٫ بدون غلط بنویسید:
نوشتار تمیز و بدون غلط، نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن و اعتبار کسب‌وکار شماست. پیش از ارسال هر سند، آن را با دقت بخوانید و اشتباهات دستوری، املایی و نقطه‌گذاری را تصحیح کنید.
در این رابطه بخوانید:
غلط املایی چگونه به کسب‌وکار شما آسیب می‌زند؟
۸٫ اعتماد به نفس داشته باشید:
برای نشان دادن دانش و اعتبار خود، با لحنی مطمئن بنویسید. اعتماد به نفس در نوشته‌ها مهارت پنهانی است که می‌تواند خواننده را به پذیرش نظرات یا انجام اقدامات مورد نظر شما، از خرید محصول گرفته تا موافقت با یک تصمیم، ترغیب کند.
۹٫ از قالب‌های ساده استفاده کنید:
ارائه حرفه‌ای اطلاعات، نشانه‌ی مهارت نوشتن کسب‌وکار است. انتخاب فونت مناسب و اندازه قلم خوانا، نمایان‌گر دقت و توجه شما به جزئیات است و به مخاطب کمک می‌کند به راحتی متن را دنبال کند. همچنین، استفاده هوشمندانه از نمودارها و گرافیک‌ها با ساده‌سازی داده‌ها و مفاهیم پیچیده، تأثیرگذاری پیام شما را افزایش دهد.
۱۰٫ سازگاری را حفظ کنید:
ارتباطات تجاری اشکال مختلفی دارند، از گزارش‌های مکتوب گرفته تا پیام‌های مستقیم و پست‌های رسانه‌های اجتماعی. یاد بگیرید که لحن و قالب نوشته‌های کسب‌وکار خود را با هر پلتفرم تطبیق دهید و در عین حال، حرفه‌ای بودن و حفظ یک صدای ثابت را در تمامی نوشته‌های خود حفظ کنید.
چگونه مهارت‌های نوشتن کسب‌وکار خود را تقویت کنیم؟
برای بهبود مهارت نوشتن کسب‌وکار خود، این مراحل را قبل، در طول و بعد از فرآیند نوشتن دنبال کنید:
۱٫ عناوین و زیرعنوان‌ها را به کار ببرید:
با کمک مهارت نوشتن کسب‌وکار، متن را به بخش‌هایی با عناوین واضح و قابل تشخیص تقسیم کنید. سرتیترها و زیرعنوان‌ها، اسکن و پیمایش سند را برای خواننده ساده می‌سازند. عناوین، موضوع بخش اصلی را مشخص می‌کنند. زیرعنوان‌ها با تفکیک موضوع اصلی، به بخش‌های کوچک‌تر و قابل هضم‌تر، سازماندهی و وضوح بیشتری ایجاد می‌کنند. این بخش‌بندی با شکستن متن‌های طولانی در نامه‌ها، گزارش‌ها یا سایر اسناد، خواندن را آسان‌تر می‌کند.
۲٫ از استراتژی‌های روزنامه‌نگاری استفاده کنید:
استراتژی‌های روزنامه‌نگاری، مهارت نوشتن کسب‌وکاری است که کمک می‌کند به سؤالات خوانندگان درباره مقاله، پاسخ دهید. یکی از این استراتژی‌ها، پاسخ دادن به پنج پرسش «چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا و چرا و چگونه» است. برای اطمینان از استفاده صحیح از این استراتژی، از همکاران خود بخواهید که سند شما را بررسی کنند و ببینید آیا سؤالی در مورد متن برایشان باقی می‌ماند یا خیر.
۳٫ کلمات ساده انتخاب کنید:
واژه‌های تخصصی و اصطلاحات پیچیده را با کلمات ساده‌تر جایگزین کنید. استفاده از زبان ساده و قابل فهم، درک نوشته شما را برای خواننده آسان‌تر می‌کند، به‌ویژه اگر با جنبه‌های فنی نقش و حوزه کسب‌وکار شما آشنا نباشد. می‌توانید از یک اصطلاح‌نامه برای یافتن کلمات ساده‌تر به جای اصطلاحات فنی استفاده کنید یا از همکاران خود بپرسید که آیا نوشته شما، برای آن‌ها، نیاز به توضیح بیشتری دارد.
در این رابطه بخوانید:
چرا سبک نوشتن در تولید محتوا مهم است؟
۴٫ اختصارات و نمادها را به طور کامل بنویسید:
به جای استفاده از اختصارات و نمادها، آن‌ها را به طور کامل بنویسید تا سند شما حرفه‌ای‌تر به نظر برسد. به عنوان مثال، به جای نماد «&»، کلمه «و» را تایپ کنید. این مهارت نوشتن، از سردرگمی احتمالی خوانندگان می‌کاهد، به خصوص اگر با علامت اختصاری یا نمادی که در سند استفاده کرده‌اید، آشنا نباشند. هنگام تصحیح نوشته خود، حتماً اختصارات و نمادها را جستجو کنید و قبل از ارسال سند، آن‌ها را بازنویسی کنید.
۵٫ پاراگراف‌ها را به هفت خط یا کمتر محدود کنید:
اگر در حال نوشتن ایمیل یا سند دیگری هستید که خواننده احتمالاً آن را روی صفحه می‌خواند، سعی کنید پاراگراف‌ها را به هفت خط یا کمتر محدود کنید. مهارت نوشتن پاراگراف‌های کوتاه، به خواننده کمک می‌کند تا کل سند را بخواند، زیرا بلوک‌های متنی طولانی را می‌شکند و خوانایی سند را افزایش می‌دهد.
۶٫ یک فراخوان برای اقدام (CTA) درج کنید:
CTA عبارتی است که خواننده را تشویق می‌کند با خواندن سند، اقدام فوری انجام دهد. گنجاندن یک CTA سبب می‌شود خواننده دلیل خواندن متن و نحوه استفاده از اطلاعات را پس از اتمام کار درک کند. این عبارت تعیین می‌کند یک نوشته مؤثر تولید کرده‌اید یا خیر.
چگونه در محیط کسب‌وکار بنویسیم؟
کسب مهارت نوشتن مؤثر برای کسب‌وکار به موفقیت شما در نقش خود کمک می‌کند. نشان دادن مهارت‌های نوشتاری قوی ممکن است هوش شما را برجسته کند، عملکرد شما را بهبود بخشد و سبب شود دیگران شما را به عنوان یک فرد حرفه‌ای و قابل اعتماد ببینند. با آموختن مهارت نوشتن کسب‌وکار می‌توانید بر افراد تأثیر بگذارید و فرصت‌هایی برای دستیابی به اهداف شغلی ایجاد کنید.
بیایید یک مثال را بررسی کنیم. تصور کنید برای پیشرفت کسب‌وکارتان باید خود را به دیگران معرفی کنید. کدام ایمیل را به مشتری می‌فرستید؟
موضوع: سلام
داداش گلم
چ طوری؟ ایشالا که خوبی
یه پیشنهاده خیلی خوب برات دارم که فکرکنم خیلی به کارت میاد. ما یه شرکت خیلی خفنی هستیم که توزمینه … کارمی‌کنیم. یه نگاهی به وب سایت مون بنداز (لینک وبسایت). مطمئنم عاشقش میشی!!!
به نظرت چطورِ یه قهوه باهم بخوریم و بیشتر راجبش حرف بزنیم؟
فعلا بای!!!
[نام]
——————————————————————————————————————————-
موضوع: فرصت همکاری در زمینه [حوزه فعالیت]
جناب آقای/سرکار خانم [نام مخاطب]،
با سلام،
احتراماً، اینجانب [نام شما] از شرکت [نام شرکت شما]، با توجه به سوابق و فعالیت‌های جنابعالی/شرکت شما در زمینه [حوزه فعالیت مخاطب]، مایلم فرصتی برای همکاری مشترک در زمینه [حوزه فعالیت] به شما پیشنهاد نمایم.
شرکت [نام شرکت شما] با [تعداد] سال سابقه فعالیت در زمینه [حوزه فعالیت]، یکی از پیشروان این صنعت در [موقعیت جغرافیایی] بوده و همواره در تلاش است تا با ارائه راهکارهای نوآورانه و خدمات با کیفیت، رضایت مشتریان خود را جلب نماید.
از این رو، بر این باوریم که با همکاری مشترک، می‌توانیم ضمن بهره‌مندی از توانمندی‌های یکدیگر، گامی مؤثر در راستای توسعه و پیشرفت هر دو مجموعه برداریم.
در صورت تمایل، خواهشمند است جهت تعیین وقت ملاقات و بررسی جزئیات بیشتر، با اینجانب تماس حاصل فرمایید.
با تشکر و احترام،
[نام شما]
[عنوان شغلی شما]
[نام شرکت شما]
[شماره تلفن]
[آدرس ایمیل]
[آدرس وبسایت (اختیاری)]
در مثال اول غلط املایی‌های مشهود و لحن نامناسب، پایین‌بودن مهارت نوشتن کسب‌وکار را نشان می‌دهد. البته که اعتماد مخاطب را جلب نخواهد کرد. در مقابل، مثال دوم، با انتخاب کلمات و سبک و لحن شایسته‌ی کسب‌وکار، ضمن احترام به خود، مخاطب را نیز محترم دانسته و با این مهارت نام و برند کسب‌وکارش را در ذهن مخاطب حک کرده. در مثال دوم حتی اگر توافق و همکاری صورت نگیرد، نام آن کسب‌وکار به عنوان یک کسب‌وکار حرفه‌ای برای همیشه همراه مخاطب خواهد بود.
برای تقویت مهارت نوشتن کسب‌وکار چه کنیم؟
برای کسب مهارت نوشتن، باید روزانه بنویسیم. برای شروع آزادنویسی کنید. ویرایش را در حد نیاز بیاموزید. می‌توانید از نرم‌افزارهای ویرایش آنلاین مانند پاکنویس استفاده کنید تا نوشته ویراسته‌ای داشته باشید. از افراد توانمند و نویسنده‌ها کمک بگیرید. از آموختن نوشتن نهراسید و با نوشتن آرامش را به خود هدیه دهید.
در پایان
وقتی صحبت از مهارت نوشتن کسب‌وکار به میان می‌آید، توجه به نیازها و خواسته‌های مخاطبان اهمیت زیادی دارد. این شامل استفاده از زبان رسمی و حرفه‌ای اما در عین حال قابل فهم می‌شود. هدف اصلی در این نوع نوشتن، ایجاد ارتباط مؤثر و انتقال اطلاعات به صورت دقیق و شفاف است. بنابراین، در نظر داشتن زمینه تجاری و انتظارات مخاطبین مانند شفافیت، مختصر بودن و رعایت آداب و رسوم حرفه‌ای به شما کمک می‌کند تا پیامی جامع و متناسب با نیازهای آن‌ها ایجاد کنید.
با تو
من برای آموختن مهارت نوشتن کسب‌وکار بیش از ده سال تلاش کرده‌ام. حالا اینجا هستم تا به شما کمک کنم با بهبود نوشته‌های خود، به درآمد بیشتر برسید.
آخرین دیدگاه‌ها